Vad är shadow translation och hur kan det påverka er?

Shadow translation – ett gammalt fenomen, nu i mycket större omfattning

Medarbetare har i alla tider översatt enstaka texter själva eller tagit hjälp av en kollega, kund eller bekant som råkat kunna språket. Nuförtiden gör generativ AI och inbyggda översättningsfunktioner att allt fler medarbetare översätter allt mer innehåll och till allt fler språk på några sekunder. I de verktyg vi använder dagligen ingår översättning numera ofta som en standardfunktion, exempelvis som Translation as a Feature (TaaF) eller Language AI as a Feature (LaaF). Ju enklare det blir att översätta, desto svårare blir det för organisationen att ha överblick över vad som översätts och kommuniceras.

Shadow translation har seglat upp som en beskrivning av när översättning sker vid sidan av organisationens etablerade översättningsrutin, som föreskriver vilket verktyg eller vilken leverantör som ska användas och på vilket sätt. Sådana översättningar hamnar utanför företagets kontroll och riskerar att inte följa fastslagna kommunikationsriktlinjer och korrekt terminologi. Även informationssäkerheten och kvaliteten på översättningen kan äventyras.

Begreppen och tekniken är nya, medan fenomenet inte är det. Det nya är omfattningen.

Samma företag – olika språkbruk

Problemet behöver inte vara en uppenbart dålig översättning, men den översatta informationen riskerar att bli spretig, skapa förvirring och gå emot företagets officiella linje. Tänk dig att marknadsavdelningen använder företagets etablerade engelska benämning på en av företagets tjänster, medan en säljare får en annan översättning från sin AI-assistent. Supporten i sin tur får in ett ärende om samma tjänst och tar hjälp av en inbyggd översättningsfunktion i sitt eget system. Alla tre alternativen kan vara rimliga men det är bara ett som är den rätta benämningen på företagets specifika tjänst.

Ett annat scenario är när en viktig formulering som har diskuterats noggrant inför publicering av den svenska hållbarhetsrapporten får en delvis förändrad innebörd när någon snabbt behöver översätta den till engelska och gör det i sitt privata verktyg. Om det rör sig om en tillräckligt viktig formulering kan även en sådan här liten avvikelse få oväntat stora konsekvenser.

Ett ytterligare exempel på riskerna med shadow translation är att företagets valda tone of voice kan gå förlorad när olika personer använder olika AI-baserade översättningstjänster som inte är tränade på de officiella kommunikationsriktlinjerna och det vedertagna språkbruket.

Varje översatt text kan se helt rimlig ut för sig och fungera relativt väl i sitt sammanhang. Men när det kommer till företagets kommunikation som helhet riskerar den att påverkas, speciellt när översatt information av den här typen flyger under radarn, och därför blir svår att fånga upp.

Ny teknik, frihet under ansvar, gemensamma spelregler

Det handlar därför inte bara om kvaliteten på enskilda översättningar. Det handlar också om att få grepp om hur information rör sig genom organisationen när den byter språk. Vilka texter översätts och av vem? Vilka verktyg används och vilken information matas in i systemen? Vilka texter publiceras externt? Vilken terminologi och vilka skrivregler ska följas? Och vem ansvarar för att resultatet blir bra?

Alla texter behöver förstås inte alltid hanteras på samma sätt. Ett internt arbetsunderlag kan mycket väl AI-översättas på några sekunder. En presentation kanske behöver en snabb kvalitetskontroll innan den används externt. För en webbsida, ett avtal, en hållbarhetsrapport eller viktig produktinformation kan kraven däremot vara helt andra.

Utmaningen är alltså inte att stoppa medarbetare från att använda de nya möjligheterna, snarare tvärtom. AI och inbyggda språkfunktioner kan göra det betydligt enklare och snabbare att kommunicera över språkgränser. Men när möjligheterna ökar behövs också gemensamma spelregler.

Full koll eller noll koll

För att kunna skapa rätt förutsättningar för en enhetlig kommunikation och ett tydligt informationsflöde behöver man först skaffa sig en bild över nuläget. Vi på Novoterm Translation kan hjälpa er att kartlägga hur det ser ut i er organisation idag: hur texter skapas och vilken typ av innehåll och syfte de har, vilka avdelningar som låter översätta material och på vilket sätt, vilka verktyg som används och var det finns behov av mer stöd eller större kontroll.

Utifrån kartläggningen kan vi tillsammans ta fram tydliga riktlinjer för hur olika typer av texter ska hanteras: vad medarbetare får översätta själva, när AI är ett bra verktyg att använda, när en översättning behöver kvalitetsgranskas och när professionell språkkompetens bör kopplas in.

Vi kan också hjälpa till att utforma gemensamma skrivregler, terminologiska och språkliga riktlinjer för alla de språk företaget kommunicerar på. På så sätt behöver inte varje medarbetare, avdelning eller AI-verktyg använda sig av olika formuleringar varje gång en text passerar en språkgräns, utan de får ett gemensamt företagsspråk att hålla sig till.

När det blir enklare att översätta blir det än viktigare att göra det enkelt för alla att göra rätt.